איך בוחרים קייטרינג לאירוע
בחירת קייטרינג מתאים לאירוע היא לא רק החלטה חשובה שתשפיע על הנאת האורחים אלא גם אחת ההחלטות העיקריות מבחינה כלכלית. כדי לבחור בחברת הקייטרינג יש צורך בצעד מקדים של בחירת מקום האירוע.
המיקום הגאוגרפי של גן האירועים או האולם יכתיב לכם את חברות הקייטרינג האפשריות ובנוסף ישנם מקומות שמגבילים את האורח לבחירה של חברת קייטרינג מתוך רשימה, לכן חשוב קודם כל לדעת איפה האירוע נערך. דבר שני שחשוב לדעת בטרם פונים לחברות הקייטרינג השונות הוא מה התקציב שאתם מוכנים להשקיע בחלק זה של האירוע.
הצעות מחיר
לאחר שאתם יודעים את מיקום האירוע תתחילו לפנות לחברות הקייטרינג האפשריות ובקשו הצעת מחיר לפי כמות האורחים הצפויה. איך תדעו כמה אורחים באמת יגיעו בסופו של דבר לאירוע? בהנחה שלא שלחתם הזמנה לכל מי שהכרתם אי פעם נהוג להפחית כעשרים אחוז ממספר המוזמנים כדי לדעת מה יהיה מספר האורחים בפועל. חברות הקייטרינג נוהגות לעיתים להפחית מהצעת המחיר בהתאם לכמות האורחים (יותר אורחים שווה פחות כסף עבור הארוחה של כל אורח), לכן חשוב שתדעו שאם תפריזו בכמות האורחים ותתקנו בהמשך ייתכן ותאלצו בכל זאת לשלם סכום שהוא לא רחוק מהסכום המקורי עליו סוכם.
כעת כשיש בידיכם את הצעות המחיר סננו החוצה את כל ההצעות שחורגות באופן משמעותי מהתקציב המתוכנן עבור הקייטרינג. ההצעות שנותרו הן הצעות שמתאימות מבחינת המחיר אבל כלל לא בטוח שמבחינת השאר. זה הזמן לבצע תיקונים בתפריט המוצע בהתאם לאופי ולטעם האורחים שצפויים להגיע.
שלב הטעימות והביקורים באירועים אחרים
אחרי שהגעתם להחלטה בנוגע לתפריט עם כל אחת מהחברות יש לקבוע ארוחת טעימות. שימו לב שניתן שבארוחה זו יוצעו מספר תפריטים שונים וכדאי שכל האופציות שהתלבטתם ביניהן יהיו שם. לארוחת הטעימות נהוג להגיע במספר קטן של אנשים אך וודאו שיש ייצוג כלשהו לאנשים עם טעם שונה במקרה והם מייצגים קבוצה גדולה בקרב האורחים. (למשל בחתונות של מיזוג גלויות).
שלב ארוחת הטעימות הוא שלב חשוב אך יש לקחת אותו בערבון מוגבל. ארוחת הטעימות מבושלת לקבוצה קטנה של אנשים שבדרך כלל עוד לא סגרו עם החברה. משתי הסיבות האלה חשוב להבין שרמת הארוחה בפועל בזמן האירוע תהיה בדרך כלל נמוכה יותר ומסיבה זו כדאי לבקר באחד האירועים של חברת הקייטרינג עם תפריט קרוב לזה שאתם רוצים וכך לטעום מהמנות בזמן אמת. (למרות שגם כאן ישנה סכנה כלשהי בגלל שאתם מתאמים מראש עם חברת הקייטרינג וכך הם יוכלו להקפיד יתר על המידה בביצוע המנות שלכם). אפשרות נוספת היא שבזמן האירוע תפנו לאורח או שניים ותשאלו לדעתו על הארוחה שהוא קיבל.
לא רק הטעם חשוב
האוכל עצמו אמנם חשוב אבל מה יקרה אם הוא יגיע לאורחים באיחור? או קר? לחברות קייטרינג שונות ניסיון שונה וצוות שונה. חלקן בעלות ניסיון באירועים בטבע שמצריכים הסתגלות לתנאי שטח קשים, בדרך כלל ללא שום מטבח מסודר, וחלקן האחר נוהגות לעבוד באירועים גדולים מאוד של אלפי אנשים ויותר.
ההתאמה בין אופי החברה לאופי האירוע היא קריטית להצלחתו וכדי לדעת אם יש לחברה את הניסיון הדרוש יש לבקש רשימת לקוחות שערכו אצל החברה אירועים דומים לאירוע המתוכנן שלכם. שימו לב גם לגיל והתנהלות המלצרים ועמידתם בעומסים, בחירת יחס מלצרים-אורחים גם היא פרט שאין לזלזל בו.
הבחירה בחברת הקייטרינג והמשא ומתן
כשהגעתם לרשימה מצומצמת של 2-3 חברות קייטרינג אפשר להתחיל במשא ומתן על המחיר כדי לקבל את ההצעה הזולה ביותר.
במקרה ואתם יודעים מראש על כמות מסויימת של אורחים צמחונים ניתן לידע את חברת הקייטרינג ולבקש תפריט מיוחד עבורם עם תמחור מתאים (ארוחה צמחונית היא בדרך כלל ארוחה זולה יותר מארוחה בשרית).
אוכלוסיה נוספת אליה יש לשים לב היא אוכלוסית הילדים. במקרה שלהם ישנן בדרך כלל מנות מיוחדות כדוגמת שניצל וצ'יפס וגם כאן נהוג לבקש הנחה מהחברה.