איך בונים רשימת מוזמנים לאירוע
בניית רשימת המוזמנים היא משימה לא פשוטה. בכל אירוע ישנם כמה צדדים. אם זו בר מצווה אז יש את משפחת האב והאם ומקרה יותר מסובך הוא כמובן החתונה בה יש את המשפחה מצד החתן והמשפחה מצד הכלה.
המצב הוא ומסתבך כאשר לאחד הצדדים יש משפחה גדולה ואילו לצד השני משפחה קטנה באופן משמעותי.
הצעד הראשון לרשימת מוזמנים לאירוע
בשביל לבנות את ההרכב המנצח ברשימת המוזמנים לאירוע צריך להחליט מה אופי האירוע. האם מדובר בחתונה של מאות אנשים או במשהו אינטימי יותר? האם המטרה היא בר מצווה בבית כנסת קטן או אירוע שיזכרו לדורות? אסור לשכוח שאירוע, כל אירוע הוא אירוע של ההורים לא פחות מאשר של החוגגים עצמם. כדאי לשבת יחד איתם וליצור רשימה של האורחים שחייבים להזמין. בני משפחה ישירים וחברים שאי אפשר שלא להזמינם. אחרי שיש בידיכם רשימה כזאת קל יותר להמשיך הלאה.
שלב ההחלטות
אחרי שיש בידיכם את רשימת האורחים שחובה להזמין קל יותר לדעת כמה מקום נשאר לכם בערך עבור אורחים נוספים לפי התקציב שתכננתם. בכל מצב יש לקחת בחשבון שביום האירוע עצמו כעשרים אחוז מהאורחים לא מגיעים. וכאן אנחנו מגיעים לשלב נוסף, חובה להשתמש באופציית אישור ההשתתפות בעת שליחת ההזמנה. זה יקל עליכם במקרה ותרצו להזמין אורחים נוספים סמוך מאוד לאירוע עצמו. (למשל קולגה חדש בעבודה או חברים שלא מהמעגל הראשון כתוצאה מביטולי השתתפות).
ברגע שיש בידכם הערכה של כמה אורחים עוד ניתן להזמין יש להתחיל מאלה שקיימים לגביהם הלבטים הגדולים ובו בזמן לתת מקום להכנסת אורחים לשני הצדדים וכמו כן לא לשכוח לתת להורים אפשרות להזמין אורחים שלא קשורים אליכם בכלל. (חברים שלהם. עמיתים לעבודה וכולי). כמו שכבר אמרנו, ההורים הם חלק גדול מהאירוע ומעבר לעובדה שבלא מעט פעמים הם לוקחים חלק במימונו יש כאן גם אלמנט של כבוד והבנה שזהו רגע גדול גם עבורם.
אם אתם נתקלים בלבטים גדולים לגבי אורח מסויים מומלץ פשוט להזמין אותו. ההחלטה להזמין אורח כלשהו לא גוררת חרטות בדרך כלל ועוד כמה אורחים בודדים לא משנים את התמונה הכללית מבחינת הוצאות או אופי החתונה, בר המצווה או הברית.
בכל זאת מגיע השלב בו יש צורך לא להזמין חלק מהאנשים שאתם מכירים. מדובר בצעד לא פשוט אבל הכרחי. חשוב לקבוע קרטריונים כלשהם כדי לדעת את מי להזמין ומי לא ולהשתדל לשמור על אחידות כדי שלא יווצר מצב ששני אנשים שמכירים זה את זה והם באותה רמת קירבה לאחד האנשים באירוע יגלו שאחד הוזמן והשני לא.
ניהול רשימת המוזמנים לחתונה, בר המצווה או הברית
לעיתים בניית הרשימה נעשית במקביל בכמה מוקדים. ההורים מכינים משהו משלהם, הילדים משהו אחר וכולי. חשוב לבדוק שבאיחוד הרשימות הנ"ל אין כפילויות כדי שלא יהיה מצב שבו חבר משותף נמצא בשלוש רשימות שונות ותופס שני מקומות שהוא לא צריך.
הרשימות חשובות מאוד לניהול נכון של האירוע. מסדר ההושבה ועד להזמנת כמות המנות לאחר אישור ההשתתפות. יש להכין מספר עותקים של הרשימות וכדאי לגבות אותם במחשב.
ברגע שבניתם את הרשימה הסופית שווה לעבור עליה שוב ולבדוק שלא שכחתם מישהו. מדובר באירועים שבדרך כלל מוזמנים אליהם מאות אנשים ולכן שיכחה של אורחים היא דבר טבעי ומובן. כדאי לשמור הזמנות בצד למקרה הזה ומוטב לשלוח את ההזמנות מאוחר מאשר כלל לא.
עוד שימושים לרשימות שבידכם
אל תזרקו את הרשימה דקה אחת אחרי שיצאתם מהאולם או גן האירועים. לרשימות יש מספר שימושים נוספים.
שליחת תודה לאורחים שהגיע אליכם היא אופציה נחמדה להעריך את הקרובים אליכם שעשו מאמץ והגיעו כדי להיות איתכם ביום חגכם. בנוסף אפשר להשתמש ברשימה על מנת לרשום את המתנות שהביא כל אורח וזאת כדי לגמול לו באירוע הבא שלו.