איך מושיבים את האורחים בשולחנות
האנרגיות באירוע מגיעות ממרכיבים רבים. המוזיקה ששם הדי ג'יי, ההנאה מהאוכל, המקום עצמו וגם מהאווירה בין האורחים. אווירה טובה בין האורחים קשורה קשר הדוק לסדר ההושבה באירוע.
למה צריך את זה בכלל?
לא מעט פעמים נשאלת השאלה הזאת וחלק מהמתחתנים או אחרים חושבים שאפשר למעט שולחנות מרכזיים פשוט לאפשר לכל אחד לשבת היכן שהוא רוצה. מדובר בטעות.
הושבה לפי סדר מתוכנן מראש מונעת בעיות של זוג שמגיע לחתונה אחרון ומוציא מצב בו יש שני מקומות פנויים בשולחנות שונים, אמנם מדובר במקרה קיצוני אך הוא עוזר להדגים את הבעיה. בעיות נוספות שעלולות להתעורר הן הושבה של צעירים עם מבוגרים מה שיפגע בשני הצדדים, בני משפחה קרובים שידחקו לשולחן מרוחק מדי, פלגים מסוכסכים במשפחה שיאלצו לשבת אחד עם השני ועוד אינספור בעיות. בשורה התחתונה פתרון של הושבה מראש הוא הכרחי.
קביעת סדר ההושבה באירוע
אם כבר יש בידכם את רשימת המוזמנים ואת אישור ההשתתפות שלהם אפשר להתחיל. חשוב ליצור מעין שרטוט של מקום האירוע עם הקירבה למקומות אסטרטגיים שונים וביניהם: הבמה, שולחן החתן והכלה, נערת בר המצווה או כל בעל אירוע אחר, השירותים, הרמקולים וכולי.
לאחר מכן אפשר למספר את השולחנות ואז להתחיל לחלק את האורחים לשולחנות לפי סדר החשיבות של האורחים מלמעלה למטה.
את בני המשפחה הקרובים נהוג לשים בשולחנות הקרובים ביותר לרחבת הריקודים, בצורה זו גם נותנים להם את הכבוד הראוי וגם מונעים מצב של שולחנות ריקים במיקום מרכזי כתוצאה מאי הגעה של חלק מהאורחים הפחות קרובים.את האורחים היותר צעירים כדאי למקם דווקא רחוק יותר מהרחבה. הצעירים נוהגים להסתובב יותר באירוע, לרקוד ולשתות וכתוצאה מכך הם עלולים להשאיר את השולחנות ריקים, מוטב ששולחנות אלו לא יהיו בשורה הראשונה של השולחנות כדי לא ליצור תחושה של אירוע ריק. אנשים מבוגרים יותר כדאי למקם בקרבת תאי שירותים ורחוק מהרמקולים. במקרה ואתם יודעים מראש על אורח מבוגר שמגיע לבדו יש לשים איתו בשולחן אדם שיוכל לעזור לו בשעת הצורך בדברים שונים.
כדאי למקם אנשים שמכירים אחד את השני באותו השולחן ולדאוג שבמקרה ובשולחן יש שתי קבוצות שונות (למשל חברים של הכלה וחברים של החתן שלא מכירים אחד את השני) כדאי שיהיה ביניהם מכנה משותף שיעזור לתקשורת טובה יותר. (למשל גיל צעיר, עבודה וכולי). כמו כן יש להתחשב באוכלסיות מיוחדות ולמנוע מצד שלמשל אורחים דתיים מאוד ישבו ליד נשים חילוניות צעירות, מצבים כאלה עלולים לגרום לעוגמת נפש לשני הצדדים וכדי שהאירוע יהיה טוב ומוצלח כדאי לחשוב עליהם מראש.
הביצוע בפועל בזמן האירוע
הדרך לבצע הושבה מראש בצורה היעילה ביותר היא על ידי דוכן קטן בכניסה לאירוע בו כל אורח צריך להזדהות ובהתאם לשמו הוא מקבל מעין תג קטן עם שמו ומספר השולחן שלו. יש לבדוק שמספור השולחנות נעשה בצורה ברורה כדי למנוע בלבול של האורחים ולתדרך את האדם בדוכן ההושבה מה לעשות במקרה של בעיות ומי מוסמך לפתור אותן (למשל מקרים של החלפת מקומות או תג שמציין שולחן שכבר מלא).